Office Manager/in (m/w/d)

In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d) bist du eine tragende Säule von VitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:

Allgemeine Büroorganisation:

Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros

Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen

Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz

Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen

Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand

Buchhaltung und Finanzverwaltung:

Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten

Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen

Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam

Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel

Personalverwaltung:

Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung

Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen

Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen

Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten

Datenverwaltung und -dokumentation:

Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken

Archivierung von Dokumenten und Akten

Erstellung von Berichten und Präsentationen

Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation

Digitalisierung und Prozessmanagement:

Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse

Einführung und Nutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung

Unterstützung des Teams:

Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen

Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien

Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern

Business Development:

Unterstützung der Geschäftsleitung bei der langfristigen Unternehmensentwicklung

Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen