Teamassistenz (m/w/d)

Teamassistenz (m/w/d) – Berlin Mitte, Vollzeit ✨ Tradition trifft Hauptstadtflair: Seit über 30 Jahren ist die ARCUS Planung + Beratung eine inhabergeführte Gesellschaft von Ingenieuren und Architekten.

Jetzt suchen wir Dich für unser Büro in Berlin-Mitte – als Team- und Projektassistenz, die den Laden mit am Laufen hält.

Wir sagen Dir vorab ehrlich, was Dich erwartet: Der Job ist vielseitig, bodenständig und praktisch. In unserem Team gibt es eine direkte Kommunikation.

Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass im Büro alles läuft: Organisation, Post, Termine, Reisen, Empfang. Du bist Ansprechperson für Dein Team und für Besucher:innen – und Du hältst auch die Infrastruktur am Laufen, von der Kaffeemaschine bis zum Arbeitsplatz für neue Kolleg:innen.

Du arbeitest eng mit unserer Büroleitung und Geschäftsführung zusammen. Du unterstützt sie in ihren Themen und trägst Verantwortung für den operativen Bürobetrieb in Deinem Aufgabenbereich.

Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Ist die Büroleitung abwesend, übernimmst Du Teile ihrer Aufgaben – zum Beispiel die Protokollführung in Meetings und die laufende Terminkoordination für die Geschäftsführung.

Deine Aufgaben

Büro & Administration

die Büroorganisation, Postbearbeitung, allgemeine kaufmännische Tätigkeiten

die Materialbestellungen, Kassenverwaltung, Bearbeitung von Abwesenheiten

der Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Dienstleistern und Handwerkern

Organisation & Support

die Termin- und Reiseplanung für Kolleg:innen und Führungskräfte

die Unterstützung im Recruiting: Bewerber:innen telefonisch kontaktieren, Gesprächstermine koordinieren, sowie beim On- und Offboarding

die Unterstützung bei der Akquisition neuer Projekte

die Organisation von Geburtstagen und internen Events

Rund ums Büro (Facility)

das Einrichten von Arbeitsplätzen für neue Kolleg:innen: Monitore, Peripherie, Kabelmanagement

die Verwaltung von Büromaterial und Lagerbestand

die Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Technik, Handwerk)

kleinere praktische Handgriffe im Büroalltag

Feel-Good-Management & Teamkultur

Du organisierst Geburtstage, Jubiläen und interne Events mit – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier

Du gestaltest unsere Teamkultur aktiv mit und bringst eigene Ideen ein, wie wir den Arbeitsalltag angenehmer machen

Du bist Kultur-Botschafter:in nach innen und außen: Wer zu uns kommt, merkt an Dir, wie wir hier miteinander umgehen

Schriftverkehr & Dokumentation

das Führen und Pflegen von Schriftverkehrsregistern: Ein- und Ausgangspost projektbezogen erfassen, fortschreiben und nachvollziehbar dokumentieren

das Erstellen, Formatieren und Prüfen von Schreiben, Protokollen und Vermerken nach unseren Vorlagen und inhaltlichen Vorgaben

Dein Profil

eine Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Büroorganisationsrolle

Organisationstalent, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit sind eine Deiner Stärken

Diskretion im Umgang mit Personal- und Geschäftsinformationen

kommunikativ und sicher im Umgang mit Besucher:innen, Anrufer:innen und Geschäftspartner:innen – intern wie extern

eine selbstverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise

sicherer Umgang mit MS Office

sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Du schätzt auch praktische Einsätze: Du packst an statt zu delegieren.

Nice to have: technisches Verständnis

Wir bieten Dir

die Mitarbeit in einem Familienunternehmen mit technisch anspruchsvollen nationalen und internationalen Projekten

eine abwechslungsreiche und themenübergreifende Tätigkeit

ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Wegen

eine feste Ansprechperson in der Büroleitung

einen zentral gelegenen Arbeitsplatz, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist

eine Vollzeitstelle mit flexibler Arbeitszeit

eine leistungsorientierte und wettbewerbsfähige Vergütung

Corporate Benefits und weitere Zusatzleistungen

Bewerbung

📩 Klingt nach Dir?

Sende uns Deine aussagekräftige Bewerbung mit:

einem Anschreiben inkl. Motivation, Gehaltsvorstellung und frühestem Startdatum

einem tabellarischen Lebenslauf

und Kopien deiner Zeugnisse

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!